ثلاث خطوات لتقليل مخاطر إدارة المستندات
ثلاث خطوات لتقليل مخاطر إدارة المستندات
يعد التأكد من أن فريق بناء المشروع يعمل بأحدث المعلومات أمرًا بالغ الأهمية لنجاحه ؛ لكن هذه ليست مهمة سهلة. غالبًا ما يتم فصل مهام سير عمل إدارة المستندات أو فصلها بسبب العمليات الإدارية اليدوية والأنظمة المختلفة. نتيجة لذلك ، يمكن أن يؤدي سوء إدارة المستندات إلى تأخيرات في الجدول الزمني ومشكلات الجودة وإعادة العمل المكلفة وتجاوزات الميزانية والدعاوى القضائية.
تحديات إدارة الوثائق
على الرغم من أنه قد لا تزال هناك خزانات لحفظ الملفات مليئة بالوثائق في العديد من المكاتب ، إلا أنه من الشائع أكثر لفرق المشروع استخدام أنظمة إدارة المستندات الآلية.
ومع ذلك ، غالبًا ما تستخدم فرق التصميم والهندسة والمقاولين أنظمة مختلفة لإدارة وثائق المشروع. يخدم نظام كل طرف غرضًا مختلفًا بعض الشيء ، وعادة ما يكون لكل طرف مطلب للاحتفاظ بسجلاته الخاصة. لكن فرق المشروع التي تحتفظ بنظامين منفصلين أو أكثر من أنظمة إدارة المستندات يمكن أن تواجه العديد من المشكلات. يمكن أن تخرج هذه الأنظمة بسهولة عن المزامنة ، مما يتسبب في حدوث ارتباك بشأن المستند الصحيح. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التأخير الزمني والخطأ البشري المرتبط بالإدخال اليدوي للبيانات وتحميل الملفات بين الأنظمة يزيد من المشكلة.
تتعلق الإدارة والتحكم الفعال بالمستندات بضمان عمل كل فرد في المشروع من مجموعة المستندات الصحيحة وتلقي المعلومات في الوقت المناسب. قد يؤدي تحديث الرسم الذي تم إصداره إلى فريق الإنشاء بعد يوم واحد من إكمال هذا القسم من البناء بالفعل إلى إعادة العمل. أو قد يكون للمقاولين الذين يعملون من نسخة قديمة أو غير معتمدة من المستند عواقب وخيمة أكثر.
المخاطر المرتبطة بإدارة المستندات
غالبًا ما تكون عمليات إدارة الوثائق والتحكم فيها محفوفة بالمخاطر.
“مستند السجل” هو الإصدار الحالي والمعتمد من ورقة أو رسم أو مستند. ولكن عندما يكون هناك نظامان أو أكثر قيد التشغيل ، يكون “مستند السجل” الخاص به ال “مستند السجل”؟ حتى عندما تحاول الفرق الحفاظ على تناسق الأنظمة ، فليس من المستدام مع العمليات الإدارية اليدوية نقل الملفات وتحميلها وتنزيلها بين الأنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تؤدي العمليات اليدوية إلى تأخير في الاتصال ، وهو عامل خطر آخر.
من الشائع أيضًا طرح الأسئلة ، وأحيانًا التقاضي ، بعد اكتمال المشروع. بدون خطة أرشفة واحتفاظ شاملة ، تتعرض الشركات لمزيد من المخاطر. تخلق الأرشيفات التي لا تتضمن محادثات البريد الإلكتروني والتعليقات المرتبطة بها تعرضًا إضافيًا للمخاطر.
خطوات لتقليل مخاطر إدارة المستندات
يمكن تقليل المخاطر من خلال اتخاذ وجهة نظر المؤسسة لإدارة المستندات. يستلزم ذلك إنشاء إستراتيجية على مستوى الشركة ومجموعة من البروتوكولات لمعالجة مكان تخزين مستندات السجلات ، ومن المسؤول عن صيانتها ، ومن لديه حق الوصول ، وسياسات الأرشفة / الاحتفاظ.
1. يُعد إضفاء المركزية على طريقة مشاركة المعلومات نقطة انطلاق. هذا لا يعني أن جميع الأطراف مطالبة باستخدام نفس النظام. هناك فرق كبير. توفر عملية مركزية لمشاركة المعلومات شفافية كاملة. كما أنه يبسط سير العمل من خلال التخلص من عمليات النقل المتعددة أو نقل البيانات (نسخ الملفات من مجلد إلى آخر). يقلل تقليل عدد الخطوات اليدوية من الأخطاء ويوفر الوقت.
2. ابحث عن طرق لأتمتة وظائف التحكم في المستندات. على سبيل المثال ، يمكن مزامنة المراجعات الحالية للمستندات تلقائيًا من أنظمة مثل Autodesk Revit إلى مستند السجل الذي يبقي الجميع على اطلاع دائم. يمكن أن يؤدي توصيل مهام سير العمل أو تشغيلها تلقائيًا عبر أنظمة إدارة المستندات المختلفة إلى تقليل المهام الإدارية اليدوية التي تتسبب في حدوث تأخيرات في إخراج المعلومات في الوقت المناسب. يتيح Newforma’s Connector for Autodesk Revit أيضًا مزامنة الأوراق التي تم إنشاؤها من Autodesk Revit مع نسخة السجل وتنزيلها إلى تطبيقات Newforma Plans للأجهزة المحمولة حتى تتمكن الفرق الميدانية من الوصول إلى أحدث إصدار من الأوراق من جهاز iPad أو iPhone.
.jpg?1647546269)
3. التقاط كافة إصدارات المستندات وتاريخ المراجعة. يمكن للأنظمة الآلية لإدارة المستندات والتحكم فيها أن تزيل عناء تتبع تاريخ الإصدار والمراجعة. بالإضافة إلى ذلك ، توفر الاتصالات المرتبطة بما في ذلك البريد الإلكتروني والتعليقات سجلاً كاملاً للمشروع الذي يجب تضمينه في أرشيف المشروع في حالة ظهور أسئلة على مدار شهور أو سنوات على الطريق. يعد الوصول السهل إلى معلومات أرشيف المشروع الكاملة أمرًا ضروريًا للإدارة الفعالة للمخاطر.
تعتبر شركة Hargrove Engineers + Constructors متعددة الأوجه للهندسة وتسليم المشاريع ، إدارة المستندات والتحكم في المستندات من الكفاءات الأساسية لتسليم المشروع. تعلم كيف تعمل هذه الشركة المبتكرة على أتمتة التحكم في المستندات ودمج Autodesk Revit للحفاظ على مستندات السجل. الممارسة المعمارية Jestico + Whiles مقرها في لندن وبراغ كما اعترفت بفوائد Newforma Autodesk Revit Connector. يوضح شام سمان ، مساعد ، “لقد أدى استخدام Newforma Project Center إلى تحسين عملية الإصدار بالكامل من Autodesk Revit إلى التسليم النهائي.”
انقر هنا لمعرفة كيف يمكن لشركتك تقليل المخاطر باستخدام استراتيجية شاملة لإدارة المستندات.
