كيف يمكن للمهندسين المعماريين إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل؟

كم مرة سمعت فيها عن الادعاء القديم بأن “البريد الإلكتروني قد مات”؟ بالتأكيد أكثر من مرة. لدهشة الكثيرين ، وعلى الرغم من ظهور أدوات المراسلة الجديدة مثل Slack و Microsoft Teams أثناء الوباء ، بريد الالكتروني لا يزال إلى حد بعيد أداة الاتصال الأكثر استخدامًا في العديد من الشركات. كل يوم، يتم إرسال واستقبال أكثر من 300 مليار بريد إلكتروني على مستوى العالم، ويقضي الموظفون في المتوسط ​​5 ساعات في التحقق من مراسلاتهم عبر الإنترنت. من المتوقع أن يرتفع هذا الاتجاه فقط في السنوات القادمة ، لا سيما في الصناعات القائمة على المشاريع والعملاء – مثل الهندسة المعمارية والهندسة والبناء – التي تعتمد بشكل كبير على وسائل الاتصال هذه.

ومع ذلك ، فإن استخدامه الموحد لا يساوي دائمًا الكفاءة ، لا سيما في الشركات التي لا تقوم بإعداد العمليات الداخلية اللازمة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني في مساحة مركزية. مع التهديد الصامت لسوء إدارة البريد ، يجب أن تواجه العديد من شركات الهندسة المعمارية والشركات الأخرى مخاطر غير ضرورية ، وتكاليف الوقت والإنتاجية ، وزيادة الضغط بين العمال.

لماذا تعتبر رسائل البريد الإلكتروني مهمة للمهندسين المعماريين؟

فهم الدور بريد الالكتروني يلعب في الهندسة المعمارية هو المفتاح لفهم مخاطر الإدارة السيئة. من أجل إكمال عدد معين من المشاريع في إطار زمني محدد ، من المعروف أن المهندسين المعماريين يركزون بشكل كبير على الوقت. ولأن “الوقت هو المال” ، فإن الإنتاجية أمر بالغ الأهمية – ومن هنا تأتي أهمية تخصيص المزيد من الوقت للتصميم والعمل في الموقع ، ووقت أقل لقراءة رسائل البريد الإلكتروني.

على الرغم من أن الاتصال داخل شركات الهندسة المعمارية يميل إلى الحدوث من خلال القنوات الداخلية مثل الرسائل الخاصة أو برامج مشاركة المستندات ، بريد الالكتروني هي الطريقة الأكثر ملاءمة للاتصال بجميع الجهات الفاعلة متعددة التخصصات المشاركة في عملية البناء. سواء كان الأمر يتعلق بالاتصال بالعملاء أو إرسال الخطط والعروض أو تنسيق الاجتماعات ، فهي طريقة مناسبة واحترافية وفعالة من حيث التكلفة لتتبع جميع المحادثات والملفات. وعلى عكس وسائل التواصل الاجتماعي ، فإن الغالبية العظمى من الأشخاص لديهم حساب ، مما يعني أنه بإمكانه تقسيم الجماهير ، وضمان تلقي المعلومات ، وجذب عملاء محتملين جدد. ومع ذلك ، لضمان ذلك بريد الالكتروني لا تضر أكثر مما تنفع ، يجب أن تدار بكفاءة.

المخاطر المرتبطة بسوء إدارة البريد في المشاريع المعمارية

نظرًا لأن كل مشروع معماري يتضمن كمية لا نهائية من المعلومات المخزنة في رسائل البريد الإلكتروني ، يمكن أن تنطوي الإدارة غير السليمة على العديد من المخاطر. بريد الالكتروني غالبًا ما يرجع التحميل الزائد إلى سببين: حجم كبير من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية وتخزين البيانات في صناديق بريد وارد فردية بدلاً من المجلدات العامة التي يسهل العثور عليها. لذلك ، من الصعب معرفة مكان رسائل البريد الإلكتروني المهمة عند الحاجة إليها ، ولا يتطلب الأمر سوى فقدان بريد إلكتروني مع عميل أو مهندس أو مقاول حتى يتحول المشروع إلى كارثة. يؤدي هذا الافتقار إلى التحكم في إدارة البريد إلى حدوث ارتباك وتوتر وتقليل الإنتاجية وإعادة العمل ، مما يزيد من صعوبة استكمال المباني في الوقت المحدد.

في الواقع ، وفقًا لاستطلاع أجرته 2020 Mail Manager ، يقضي ثلث المستجيبين ساعة واحدة على الأقل يوميًا في إدارة البريد الوارد، وهي إحصائية تنطبق بشكل خاص على مديري المشاريع أو المسؤولين عن الإشراف على المشاريع من التخطيط إلى الانتهاء. نظرًا لأن “الوقت هو المال” ، فإن التأخيرات الناتجة عن سوء إدارة البريد تؤدي إلى تكاليف إضافية تؤثر على أداء المشروع وقيمته.

مزيد من الوقت للهندسة المعمارية ، ووقت أقل لرسائل البريد الإلكتروني

في كثير من الأحيان ، لا يدرك الأشخاص مدى أهمية البريد الإلكتروني حتى يحدث خطأ ما. وبالتالي ، يجب أن تكون جميع المعلومات قابلة للاكتشاف لتجنب المشكلات المكلفة في مجالات مثل الهندسة المعمارية – وفي النهاية ، سيكون تتبع جميع المراسلات مفيدًا دائمًا. في الواقع ، قد يعني حتى الفرق بين الفوز أو الخسارة في نزاع قانوني. لحسن الحظ ، مع ظهور التكنولوجيا و الذكاء الاصطناعي (AI) ، لم يكن تنظيم المعلومات أسهل من أي وقت مضى ، مما يجعل أنظمة إدارة البريد ممكنة وبسيطة.

بوضع هذا بعين الاعتبار، أروب المتقدمة مدير البريد منذ أكثر من عشر سنوات ، تم تصميم الحل لمساعدة المشاريع القائمة على العملاء في التحكم بسهولة في بريدهم الإلكتروني والوصول إليه في موقع مركزي. بشكل أساسي ، هو نظام أساسي يعمل بالذكاء الاصطناعي ويتم تثبيته كمكون إضافي لبرنامج Microsoft Outlook لتنظيم سير عمل البريد. كيف يعمل؟ مع ميزتين بسيطتين: أداة فعالة لحفظ ملفات البريد الإلكتروني تحافظ على المستندات ذات الصلة معًا وبحث سريع. يتعلم البرنامج بسرعة كيفية التنبؤ بمكان إيداع رسائل البريد الإلكتروني ، مما يضمن الاحتفاظ بها في أنسب مجلد.

يعد هذا مثاليًا لشركات الهندسة المعمارية لأنه يمكن الوصول إلى أي جزء من مشروع معقد أثناء عمليات البناء أو في المستقبل من الأرشيف ، مما يترك عمليات بحث مؤلمة عن رسائل بريد إلكتروني محددة في الماضي. في الوقت نفسه ، لا يتم استبعاد أي شخص من حلقة الاتصال ، وهو أمر حيوي لتجنب التأخير وإعادة العمل. وبالتالي يمكن للمهندسين المعماريين استخدام بريد الالكتروني كميزة تكتيكية من خلال التحكم في أعباء الاتصالات الزائدة ، ومساعدة الفرق على العمل بكفاءة أكبر ، وتقليل الوقت الذي يتم قضاؤه على رسائل البريد الإلكتروني – والذي يترجم بدوره إلى مكاسب في الإنتاجية ، وتحسين خدمة العملاء ، وتقليل التكاليف ، وتقليل المخاطر. ولكن الأهم من ذلك ، أن الإدارة الفعالة للبريد تؤدي إلى مزيد من الوقت لبنية أفضل.

لمعرفة كيف يمكنك الاستفادة من إدارة البريد الإلكتروني بشكل أفضل ، الكتاب عرض توضيحي باستخدام Mail Manager اليوم أو تنزيل ملفات نسخة تجريبية مجانية لمدة 15 يومًا.