كيف يمكن للإدارة الفعالة لمعلومات المشروع تحسين تسليم المشروع؟
كيف يمكن للإدارة الفعالة لمعلومات المشروع تحسين تسليم المشروع؟
من التخطيط إلى البناء ، تعتبر الهندسة المعمارية أكثر من مجرد تصميم المباني. مع مشاركة العديد من الجهات الفاعلة متعددة التخصصات والتدفق المستمر للصور والخطط والملفات ، فإن أي مشروع يتعلق أيضًا بإدارة كميات كبيرة من المعلومات. نظرًا لأن المهندسين المعماريين عادةً ما يكون لديهم مواعيد نهائية ضيقة – الاضطرار إلى إكمال عدد معين من المباني في إطار زمني محدد – يجب إدارة البيانات بشكل منتج وفعال. ومع ذلك ، مع استمرار زيادة تعقيد مشاريع البناء وطرق التسليم ، أصبحت إدارة المعلومات أكثر صعوبة من أي وقت مضى. ومع إضافة جائحة COVID-19 إلى هذا المزيج ، أصبح لدى شركات الهندسة المعمارية الآن قوة عاملة بعيدة تؤثر على كيفية وصول الموظفين إلى المعلومات ومكانها. لذلك ، من أجل ضمان التسليم الفعال للمشروع ، يكمن التحدي في إدارة معلومات المشروع بنجاح.
بوضع هذا بعين الاعتبار، نيوفورما و دودج البيانات والتحليلات أجرى دراسة حيث حددت الشركات المعمارية والهندسية (A&E) التحديات الحالية ، والتوجهات المستقبلية ، وخطط الاستثمارات التكنولوجية. من خلال جمع ردود مجهولة من 220 مشاركًا في شركة معمارية وهندسية ، يسلط الاستطلاع الضوء على حاجة هذه الشركات لاعتماد نهج مرن ورشيق لإدارة المعلومات في بيئة تسليم المشاريع المعقدة اليوم. من خلال هذه الأفكار ، تستطيع شركات A&E تحديد فرص التحسين والعوامل الحاسمة التي يجب مراعاتها عند تطوير استراتيجية إدارة معلومات المشروع.
تحديات إدارة معلومات المشروع غير الفعالة
من الواضح أن عدم إدارة المعلومات بشكل صحيح يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر في الصناعات القائمة على المشاريع مثل الهندسة المعمارية والهندسة ، ولهذا السبب من المهم تحديد جميع العقبات التي تنطوي عليها أولاً. تتضمن بعض هذه العوامل الرئيسية التي تساهم في صعوبة إدارة المعلومات ما يلي: النمو المتسارع في حجم البيانات ، وزيادة عدد التطبيقات التي تنشئ بيانات مشروع جديدة ، وخيارات متعددة لتخزين البيانات.
بتعبير أدق ، عند السؤال عن التحديات الثلاثة الأولى ، ادعى 75٪ من شركات A&E التي شاركت في الدراسة أنها تعاني من المهام الإدارية اليدوية المرتبطة بنقل البيانات بين الأنظمة. في حين أن العديد (56٪) يواجهون تحديات مع العمليات والأنظمة التي تجعل من الصعب مشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق الخارجيين ، أبلغ 47٪ من المستجيبين عن مشاكل في التحكم في إصدار المستند ، و 43٪ لا يمكنهم تتبع حالة العناصر خارج مؤسستهم. في الوقت نفسه ، يؤدي العثور على المعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات مستنيرة إلى تقريب الصعوبات الثلاث الأولى بترتيب إجمالي بنسبة 53٪. بالنظر إلى أن الوباء قد غيّر أنماط العمل ونشر المعلومات مع القوى العاملة عن بعد ، فإن معظم التحديات التي تم تحديدها ليست مفاجأة.
التكاليف العديدة للبيانات غير المتصلة
بطبيعة الحال ، فإن التحديات المرتبطة بعدم كفاءة إدارة المعلومات التي كشفت عنها الدراسة لها تأثير مباشر على أداء المشروع. في الواقع ، ذكر سبعة من كل عشرة مشاركين أن الصعوبات المتعلقة بالمهام الإدارية اليدوية تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. في الوقت نفسه ، قال 56٪ أن المعلومات التي لا يتم تسليمها لأعضاء الفريق تعيق أداء المشروع عن طريق إدخال تأخيرات محتملة في الجدول الزمني وإعادة العمل. المهندسين المعماريين على وجه الخصوص (44٪) ليس لديهم صورة كاملة عن المشروع لاتخاذ قرارات مستنيرة ، مما يؤثر أيضًا سلبًا على تسليم المشروع.
إذن ، ما هي العوامل التي تؤثر على مدى فعالية الشركات في إدارة معلومات المشروع؟ والجدير بالذكر أن سبعة من كل عشرة مشاركين أشاروا إلى أن شركة A&E لديها متطلبات لتخزين البيانات في أماكن العمل أو الداخلية ، مما يعني أن البرنامج يعمل على أجهزة الكمبيوتر في مقر المؤسسة وليس في منشأة بعيدة مثل مزرعة الخوادم أو السحابة – الأسباب الأساسية لذلك هذه السيطرة على البيانات (74٪) والأمن (62٪) والأغراض القانونية (23٪). بالإضافة إلى ذلك ، يُطلب من نصف المشاركين في الاستطلاع تقريبًا استخدام منصة طرف آخر لإدارة جميع مشاريعهم أو معظمها أو جميعها تقريبًا ، مما يساهم في المشكلات المتعلقة بالمهام الإدارية اليدوية وحواجز التعاون.
في نهاية المطاف ، تنتج إدارة معلومات المشروع غير الفعالة عن البيانات غير المتصلة واللامركزية ، مما يترجم إلى نقص في التحكم ، وصعوبة في توفير المعلومات للعملاء ، وعدم وجود رؤية كاملة للمشروع. لأن هذا يستهلك حتما وقتًا ثمينًا ، يؤدي هذا الافتقار إلى الكفاءة أيضًا إلى ارتفاع التكاليف الاقتصادية.
تحسين إدارة معلومات المشروع من أجل التسليم الفعال للمشروع
كما يتضح من نتائج المسح ، فإن غالبية شركات A&E (70٪) لم تنفذ إستراتيجية إدارة معلومات المشروع لدفع مبادرات التكنولوجيا المستقبلية. ومع ذلك ، يبحث معظمهم عن القدرة على الوصول إلى المعلومات من أي مكان ، والتعاون مع الجهات الخارجية ، والحصول على رؤية مركزية لبيانات المشروع – الأمر الذي يتطلب بالتأكيد إدارة معلومات فعالة.
عندما يتعلق الأمر بالاستثمارات في التكنولوجيا ، فإن 62٪ من المهندسين المعماريين يصفون الإستراتيجية الشاملة للشركة بأنها المحرك الرئيسي ، بينما تدفع متطلبات العميل أو المشروع استثمارات الشركات الهندسية. في كلتا الحالتين ، يجب أن يكون التركيز على نقل بيانات المشروع إلى حلول التخزين المستندة إلى السحابة – مثل Microsoft SharePoint و Panzura ™ و Nasuni ™ – والتي ستكون أساسية في تحسين إدارة معلومات المشروع. بهذه الطريقة فقط يمكن للعمال أن يكونوا قادرين على الوصول إلى البيانات ومشاركتها عبر الأنظمة والتطبيقات والمؤسسات ، مما يسهل العمل متعدد التخصصات وعن بُعد الذي يميز حاليًا شركات A&E. بمعنى آخر ، سيتم التحكم في البيانات بطريقة أكثر مرونة ورشاقة في بيئة تسليم المشاريع المعقدة اليوم.
لذلك ، تعد المنصات التي تتيح الإدارة الفعالة لمعلومات المشروع أمرًا بالغ الأهمية حيث تخطط الشركات لاستثماراتها التكنولوجية في المستقبل. بوضع هذا بعين الاعتبار، نيوفورما يجمع رسائل البريد الإلكتروني والرسم والنماذج والملفات (من بين أمور أخرى) على منصة واحدة ، وربط جميع الجهات الفاعلة المشاركة في المشروع بالبيانات التي يحتاجونها وتسهيل العبء الثقيل لإدارة معلومات المشروع. وبالتالي ، يمكن تخصيص وقت أقل للبحث عن البيانات وتنظيمها ، ويمكن تخصيص المزيد من الوقت لتحسين تسليم المشروع – وبالتالي إلى بنية أفضل.
