كيف تدير أفضل الشؤون المالية لشركتك المعمارية؟

كيف تدير أفضل الشؤون المالية لشركتك المعمارية؟

يمكن أن تكون الموارد المالية للشركة المدارة جيدًا بمثابة رفع إلى المجد ، ولكن إذا فشلت في إبقائها تحت السيطرة ، فسوف يتحولون بسرعة إلى قاتل صامت. لماذا ا؟ نظرًا لأننا كمهندسين معماريين لا نحصل على الكثير من تعليم إدارة الأعمال في المدرسة ، فإن أحد العيوب الشائعة هو سوء الإدارة المالية.

بعد كورونا ، تواجه صناعة AEC طلبًا غير مسبوق على خدمات الهندسة المعمارية. لذلك ، إذا كان هناك وقت للقول إن العملاء الذين يتقاضون رواتب بطيئة أمر غير مقبول ، فقد حان الوقت الآن.

ما هي الاستراتيجيات التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار لتحقيق الربحية المالية؟ كيف تنوع جهودك لضمان تدفق ثابت للدخل ونمو الشركة؟ ما هي الأدوات التي تحتاجها لإدارة أموالك بالطريقة الصحيحة؟ ما هي أهم الأشياء التي يجب التفكير فيها كصاحب عمل من منظور الإستراتيجية والتطوير؟ كيف تحدد أسعار مشاريعك وفقا لذلك؟

تثبت مشكلة عدم الدفع في الوقت المحدد أنها قضية ملحة لكل من الشركات الكبيرة والصغيرة. عندما بدأت العمل كمستشار أعمال لشركات الهندسة المعمارية ، بدأت بخدمة الشركات الصغيرة. عانى كل عميل جاء إلي تقريبًا من الشؤون المالية لشركتهم. يستغرق بعض العملاء ما يصل إلى عام لدفع فواتيرهم. في الوقت نفسه ، تواجه الشركات صعوبة في التوظيف لتلبية متطلبات عملائها الجدد.

الحقيقة المؤسفة هي أنه إذا لم تكن الشركة كبيرة بما يكفي ، فقد تتأثر حقًا بعدم انتظام الدفع مقابل نمو الفريق.

مشكلة رأس المال العامل هي مشكلة لا يفهمها الكثير من العاملين في هذا المجال. إنها مشكلة كبيرة ، وتتطلب الكثير من الاهتمام والتعليم إذا كانت شركات الإلكترونيات المُتقدّمة ستتعامل معها.

حسب ويكيبيديا ، “يتم تعريف رأس المال العامل على أنه الأصول المتداولة ناقص الخصوم المتداولة. إذا كانت الأصول المتداولة أقل من المطلوبات المتداولة ، فإن الكيان يعاني من نقص في رأس المال العامل ، ويسمى أيضًا عجز رأس المال العامل ورأس المال العامل السلبي “. ويستطردون قائلين: “يمكن منح الشركة أصولًا وربحية ولكنها قد تفتقر إلى السيولة إذا لم يكن من الممكن تحويل أصولها بسهولة إلى نقد. رأس المال العامل الإيجابي مطلوب لضمان أن الشركة قادرة على مواصلة عملياتها وأن لديها أموالاً كافية لتلبية كل من الديون المستحقة على المدى القصير والمصروفات التشغيلية القادمة “.

يشرح مارك زويج ، خبير الإدارة والأعمال الرائد في صناعة الهندسة المعمارية والهندسة ، مؤسس مجموعة زويج ذلك في إحدى مقالاته المكتوبة لمجتمع شركات AEC من خلال رسالة Zweig.

في حين أن حسابات القبض عادة تعتبر جزءًا من الأصول الحالية لشركة AEC ، عندما يستغرق العملاء عامًا لدفع فواتيرهم ، لا يمكنك تسميتها كذلك. لا يسمح لك أي بنك عادة بالاقتراض على أساس حد ائتمان قائم على حسابات القبض لأي شيء مضى عليه أكثر من 90 يومًا.

ستحتاج الشركة إلى ما يكفي من النقود لمواصلة الدفع لجميع موظفيها وجميع النفقات العامة الأخرى للوقت الذي يستغرقه عملاؤهم في الدفع لهم مقابل عملهم. هذا مبلغ هائل من المال.

يقول مرقس في مقالته:

“إذا كان لديك شركة ذات إيرادات سنوية تبلغ 20 مليون دولار ، وكانت نفقات التشغيل الخاصة بك 18 مليون دولار ، فأنت بحاجة إلى 1.5 مليون دولار من السيولة النقدية لكل شهر من متوسط ​​فترة التحصيل. لذا ، فإن متوسط ​​فترة التحصيل التي تبلغ 90 يومًا يعني أنك بحاجة إلى 4.5 مليون دولار من السيولة لمجرد الحفاظ على أبوابك مفتوحة. إذا كان هذا العام ، فستحتاج إلى 18 مليون دولار من السيولة لتغطية ذلك.

إذا كنت مالكًا لشركتك ، فلا داعي لترك هذا النوع من المال في الصندوق. إذا كنت منظمًا كشركة S-Corp ، LLC ، أو أي نوع آخر من الكيانات القانونية المارة للأغراض الضريبية ، فيجب أن تكون قادرًا على السماح لمالكيك باستخراج توزيعات كافية لتغطية ضرائبك. هذا يعني عادةً أن ما لا يقل عن 35 في المائة إلى 40 في المائة من أرباحك يجب أن تذهب إلى المالكين ، إلا إذا كانوا يريدون البحث في جيوبهم الخاصة للوفاء بالتزاماتهم الضريبية من الأموال التي يكسبونها على شركاتهم. في المثال أعلاه – بالنسبة لشركة ذات عائد 20 مليون دولار مع نفقات 18 مليون دولار وربح 2 ألف دولار ، سيتعين عليهم دفع ما يقرب من 800 ألف دولار للمالكين كحد أدنى حتى يتمكنوا من الوفاء بالتزاماتهم الضريبية. إذا استغرق عملاؤهم 90 يومًا في المتوسط ​​لدفع فواتيرهم ، فهذا يعني أنهم بحاجة إلى 4.5 مليون دولار في رأس المال العامل و 2 مليون دولار في الأرباح أقل من 800 ألف دولار في توزيعات المالك. هذا يعني أنه سيتعين عليهم كسب مليوني دولار سنويًا لمدة أربع سنوات – عدم دفع مكافآت للموظفين ودفع ما يكفي فقط في التوزيعات للمالكين للوفاء بالتزاماتهم الضريبية وليس أكثر. إذا استغرق العملاء أكثر من 90 يومًا للدفع ، يرتفع هذا الرقم. هذا جنون!”

نصيحة مارك لهذا الأمر هي: “يجب على شركات الإلكترونيات المُتقدّمة أن تتوقف عن التسامح مع هذه الأنواع من العملاء الذين يتقاضون رواتب بطيئة. لا يمكننا تحمل تمويل أعمال الشخص الآخر (أو أعمال غال). نحن – كمجموعة شركات أو “صناعة” – نواجه طلبًا غير مسبوق على ما نقوم به. إذا كان هناك وقت للقول إن العملاء الذين يتقاضون رواتب بطيئة أمر غير مقبول ، فقد حان الوقت الآن. لا يمكنك الاستمرار في العمل الجاد من أجل دفع تعويضات قليلة فقط لتمويل احتياجات رأس المال العامل “.

لتفكيك الجانب التشغيلي لهذه المشكلة ، أجريت مقابلة مع كاثي ديكسون ، مؤلفة كتاب “أعمال الهندسة المعمارية” ومديرة شركة Kathy Dixon Architecture. كاثي هي واحدة من المتحدثين الرئيسيين في ندوة تعطيل، ندوة أعمال الهندسة المعمارية لمدة 5 أيام (1-5 مايو) ، مصممة يدويًا لأصحاب المشاريع المعمارية لغرض وحيد هو المساعدة في رفع مستوى صناعة AEC من خلال تعليم إدارة الأعمال. ستنضم كاثي إلى الحدث بعرض تقديمي مدته 20 دقيقة مخصص لموضوع “كيفية إدارة ممارسة معمارية ناجحة ماليًا”. يرحب الحدث باستضافة كبار المديرين التنفيذيين والمديرين والشركاء وقادة شركات الهندسة المعمارية الأكثر نفوذاً في العالم مثل: SOM و Gensler و BIG و Snohetta و Perkins & Will و UnStudio و Zaha Hadid Architects و OMA-AMO و ARUP و Safdie Architects و Woods Bagot و Amanda Levete Architects و WallaceLiu و Simone de Gale وغيرها الكثير.

Kathy Dixon Architects هي شركة سريعة النمو ، ومع ذلك فهي تواجه بعض التحديات التي قد تراها أيضًا في ممارستك. يعد تنفيذ السياسات المناسبة والموظفين والإجراءات والمهنيين الاستشاريين والأدوات والبرامج في الوقت الصحيح أمرًا بالغ الأهمية لإدارة ممارسة ناجحة.

أخبرتني كاثي أنه بقدر عدم وجود ضمانات للنجاح أو الربحية المالية ، هناك قرارات يمكن اتخاذها لتقليل مخاطر الفشل والخسارة التي ستضعك على الطريق الصحيح. يعد تحديد أنواع المشاريع التي ستتابعها شركتك أحد القرارات الحاسمة التي ستنعكس مباشرة على ميزانيتك العمومية. على الرغم من أن المشاريع السكنية الفردية والمتعددة العائلات ، على الرغم من كونها إبداعية وممتعة ، إلا أنها لا تُعرف عادةً بأنها مربحة بقدر الإيرادات. مقدار الوقت المستغرق مشابه جدًا لمقدار الوقت لتسليم مشروع تجاري صغير ، ولكن هناك فرق كبير في مقدار الرسوم والعائد المحتمل. سيؤدي اتخاذ قرار بالتركيز على أنواع وخدمات معينة من المباني إلى الحد من نسبة الإيرادات في نهاية العام.

على غرار اتخاذ القرارات الإستراتيجية لمتابعة أنواع محددة من المشاريع ، يجب اتخاذ قرار يركز على الليزر لمتابعة الفرص المتنوعة. لا ترفض الأنواع المتنوعة من علاقات العمل مثل المشاريع المشتركة والعمل الجماعي ، لمجرد أنك لم تجربها بعد. أو إذا لم تكن تجربتك السابقة مع إحدى الشركات رائعة ، فهذا لا يعني أن الشراكة مع شركة أخرى لن تكون مثمرة وناجحة. إن الانفتاح على أنواع مختلفة من ترتيبات العمل الجماعي يجعل شركتك أكثر مرونة وقدرة على الاندماج في الفتحة المطلوبة لعقد معين. هذه الإستراتيجية ، بالإضافة إلى تقديم خدمات أخرى غير التصميم المعماري التقليدي ، يمكن أن تكون مربحة جدًا لشركتك. قد تكون الخدمات التي يجب التفكير في تقديمها داخليًا هي التخطيط الحضري ، والتصميم الداخلي ، والهندسة المدنية ، وإدارة المشاريع ، وإدارة البرنامج ، وممثل المالك ، وخدمات إدارة البناء.

إذن ما هي الأدوات التي يجب عليك استخدامها لإدارة أموالك بشكل صحيح؟

لحسن الحظ ، هناك أدوات وبرامج رائعة قائمة على السحابة متاحة لشركة اليوم والتي يمكن أن تساعد صاحب الأعمال الصغيرة في إدارة شؤونه المالية. Quickbooks و Freshbooks.com مثالان. بالإضافة إلى أدوات المحاسبة ، يجب أن تمتلك شركتك أداة لإدارة المشاريع لإدارة الرسوم حسب المشروع ومراحل المشروع والخدمات بشكل عام. تتراوح الحزم من الحزم المتواضعة مثل Core BQE (archioffice سابقًا) و Ajera إلى حزم أكثر شمولاً مثل Deltek VantagePoints. يعد تتبع ساعاتك لكل مرحلة وخدمة أفضل طريقة لشركة معمارية لتحديد كفاءتها واستخدامها وربحيتها في نهاية العام.

يستغرق الأمر وقتًا لإكمال متوسط ​​المشروع (12-18 شهرًا) ، وبالتالي يستغرق الأمر وقتًا أطول لتحقيق النتائج من الخطط المطبقة اليوم. إن وجود إستراتيجية إدارية للأشهر 2-3 القادمة ، 6-12 شهرًا ، 1-2 سنوات ، و2-5 سنوات مثالية لتحديد اتجاه الممارسة. ما هو حجم العمل الحالي لمشروعك؟ ما هو التراكم؟ ما مقدار العمل الذي تحتاجه لإبقاء موظفيك الحاليين مشغولين؟ ما هي الخدمات التي تريد أن تنمو في العامين المقبلين؟ من في الشركة يمكنه أن يتولى مناصب قيادية في السنوات القليلة المقبلة؟ إن طرح هذه الأسئلة والإجابة عليها باستمرار لشركتك أمر ضروري للغاية للحفاظ على سير الممارسة في الاتجاه الذي تريده. بالطبع ، كن قابلاً للتكيف مع تغيرات الصناعة والاقتصاد والسوق. سيساعد وجود خطة في الحفاظ على احتياجات المرونة عندما تؤثر التأثيرات الخارجية غير المتوقعة على عملك.

بصفتك مالكًا أو رئيسًا للشركة ، تقع على عاتقك مسؤولية إدخال عمل جديد في العمل. هذه مهمة بدوام كامل وستستهلك الكثير من وقتك في بناء العلاقات ، والبحث في توقعات العملاء ، وإيجاد الفرص ، والاستجابة لتلك الفرص. ستحتاج إلى فريق من الأشخاص من حولك للمساعدة في تأمين العقود بينما تشرف أيضًا على العمل الحالي الذي تنتجه الشركة. مدير المكتب ، مصمم الجرافيك ، كاتب طلب تقديم العروض ، مدير التسويق ، ومهندس المشروع كلها مناصب ستساعد في عملية اكتساب العميل. يعد توجيه جهود التسويق المتسقة والمستمرة جزءًا ضروريًا وكبيرًا من الجدول الزمني الأسبوعي والمستمر لمدير المدرسة.

يعد تحديد كيفية تسعير خدماتك مهارة يكتسبها المرء بمرور الوقت. هناك موارد محدودة جدًا لأصحاب الشركات للمساعدة في كتابة مقترح الرسوم فيما يتعلق بنسبة الرسوم لأنواع المشاريع المختلفة ومراحل التصميم. المصدر الوحيد الذي اكتشفته كاثي وتوصي به المبادئ التوجيهية على الإنترنت الذي يوفر قواعد أساسية لرسوم A / E للعديد من أنواع المشاريع المختلفة ويتضمن اختلافات لمناطق مختلفة من الدولة. يمكن استخدام هذا المورد بالإضافة إلى حساباتك الخاصة للتنبؤ بعدد الساعات التي سيستغرقها إكمال كل مهمة. ستساعد مقارنة القواعد الأساسية بالنسبة المئوية على أساس تكلفة البناء مقابل المعدلات المثقلة بالكامل لرواتب الموظفين على وضعك في نطاق تنافسي لإصدار اقتراح رسوم وإدارة الإيرادات لإكمال المشروع.

إذا وجدت هذه المقالة ذات قيمة ، فيجب عليك الانضمام إلينا على ندوة تعطيل 1-5 مايو 2022. في هذا الحدث ، سنتجاوز موضوعات تمويل الشركة وتشغيلها لتغطية جميع القضايا الرئيسية المتعلقة بالأعمال.

تشمل الموضوعات التي يتم تناولها استراتيجية الأعمال ، وتطوير الأعمال ، واكتساب العملاء ، والإدارة المالية ، والمبيعات ، والتسويق ، والاتصالات ، والعلامات التجارية ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، والعلاقات العامة ، وأعمال الخبرة ، وتحديد مواقع الخبراء ، والنشر عبر الإنترنت والمطبوعة ، والقيادة ، وبناء الفريق ، والتوظيف ، الاحتفاظ ، وترك إرث وراء.

خذ الخاصة بك تذاكر الندوة الآن